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マイナンバー制度について

1.マイナンバー制度とは何か

マイナンバー制度は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(番号法)に基づく制度であり、社会保障・税金・災害対策の分野において、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現するために導入された制度です。平成27年10月から、住民票を有する国民や永住者に対し、12桁のマイナンバーが通知され、平成28年1月からマイナンバーの利用が開始されました。

2.民間事業者によるマイナンバーの取り扱い

民間事業者(会社に限らず、個人事業主も含みます。以下同じ。)でも、従業員を雇用している場合には、業種の別なく、社会保障(健康保険、厚生年金保険、雇用保険)や税金との関係で、マイナンバー制度への対応が必要となります。

3.マイナンバー取得の際の手続

前提として、民間事業者には、原則として従業員の健康保険や厚生年金等の加入等の手続をしたり、給与の源泉徴収票の作成を行う義務があります。

平成28年1月以降は、上記の手続を行う際には、社会保障関係の届出書類(例:健康保険・厚生年金保険・雇用保険の被保険者資格取得・喪失届)や源泉徴収票に、従業員のマイナンバーを記入する必要があります。したがって、民間事業者は、必要書類の提出時期までに、全従業員(パート、アルバイトを含みます。)のマイナンバーを教えてもらう必要があるわけです。

このように、平成27年10月以降、従業員からマイナンバーを取得する(教えてもらう)ことになるわけですが、その際には、利用目的を明示するとともに、厳格な本人確認が必要となります。利用目的としては、「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金・雇用保険届出事務」といったようにまとめて目的を提示しても構いません。

また、本人確認手続としては、会社の従業員であり、人違いでないことが明らかなときは、平成27年10月に発送される通知カードを担当者が確認することで足ります。しかし、従業員から扶養親族のマイナンバーを取得する場合には、扶養親族の本人確認を行う必要が出てくる場合があるため、注意が必要です(ただし、税金の扶養控除等申告書の提出のためにマイナンバーが必要な場合には、扶養親族の本人確認は不要です。)。

4.利用目的の限定、第三者への提供の禁止及び漏洩防止措置

さらに、民間事業者が取得したマイナンバー(とそれに関連する情報。合わせて「特定個人情報」といいます。)は、社会保障、税、災害対策に関する事務に限って利用可能となり、法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を第三者に提供してはいけません。

さらに、マイナンバーの漏洩等を防止するため、民間事業者は、必要かつ適切な安全管理措置を講じる必要があります。

例えば、会社の中で、誰がマイナンバーを取扱う担当者であるのかを明確にした上で、関係書類を鍵付きのキャビネットに保管したり、フォルダへのアクセス制限をかけるなどして、担当者以外が特定個人情報を取り扱うことができない工夫を図る必要があります。

5.まとめ

以上のように、マイナンバーの取り扱いには、様々な対応を行う必要がありますので、不明な点があれば、国の相談窓口に問い合わせたり、弁護士等の専門家に相談することが、適切なマイナンバーの利用、管理に役立つと考えられます。

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